На сегодняшний день все большее количество предприятий переходят на электронный архив. Объяснить это можно наличием большого количества преимуществ. В первую очередь, стоит отметить отсутствие необходимости в ручной прошивке документов, которая отнимает немало сил и времени. Кроме того, многие документы предприятия следует хранить на протяжении длительного периода времени. Они занимают много места, поэтому нередко приходится отводить архиву отдельное помещение. Поиск материалов, в случае необходимости, может занять немало времени. Сканирование архивных документов на www.archiv.ru поможет решить все эти проблемы.
Одним из наиболее важных этапов в организации электронного документооборота является подготовка документов к сканированию. Прежде чем перевести все материалы в цифровой формат, необходимо подготовить не только бумаги, но и компьютерную технику. Подготовка документов подразумевает под собой выполнение определенных манипуляций, к числу которых относятся: расшивание папок с последующим устранением всех скрепок и скоб, сортировка по категориям. Документы, которые имеют отношение к одному делу, должны сканироваться в один документ. Бумаги перед процедурой необходимо подготовить к потоковому сканированию. Документы, предназначенные для оцифровки, подготавливаются заранее. Это дает возможность сэкономить ресурсы и единовременно обработать весь пакет бумаг.
Оборудование перед началом сканирования тоже необходимо настроить. В самом начале стоит определиться с форматом будущих файлов. Затем необходимо выбрать способ сканирования. Современное оборудование позволяет осуществлять как поточное сканирование, так и сканирование по одному листу. Кроме того, стоит выбрать, где будут храниться отсканированные документы.
Для выполнения оцифровки документов требуется не только сканер, но и специализированное программное обеспечение. Оно необходимо для распознавания файлов, присвоения их маркеров, которые помогут в будущем легко найти тот или иной документ. В процессе организации электронного архива применяется специализированное программное обеспечение. Оно помогает организовать быстрый поиск архивного дела и простой доступ к файлам.
Непосредственно после сканирования выполняется индексация каждого конкретного документа по определенным параметрам, к числу которых относятся имя, дата, номер дела, наименование организации и некоторые другие параметры.